Asiakas- ja suoramarkkinointirekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 § mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Aon Finland Oy
Postiosoite: Valimotie 1 A, 00380 Helsinki
Sähköposti: infofi@aon.fi
Y-tunnus: 09542113

2. Yhteyshenkilö:
Nimi: Tapio Vahervaara
Osoite: Valimotie 1 A, 00380 Helsinki
Puhelin: +358 40 584 8502

3. Rekisterin nimi:
Aon Finland asiakas- ja suoramarkkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Rekisterin tarkoituksena on asiakassuhteiden hoitaminen, tiedottaminen ja markkinointi.

Rekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä Aon Finlandiin kuuluvissa yhteisöissä, ja käyttää Aon konsernin emo-ja tytäryhtiöiden markkinointitarkoituksiin sekä tuotekehitykseen.

Rekisterissä voidaan käsitellä tietosisältökohdan mukaisia tietoja. Liiketoiminnan suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi voidaan käsitellä lisäksi ostotietoja tuote- ja tuoteryhmätasolla, asiakaspalautteita sekä tietoja Aon Finland Oy:n palveluiden käyttämisestä.

5. Rekisterin tietosisältö:
Rekisterissä voidaan käsitellä asiakkaista ja muista asiakastyypeistä tarpeellisuuden mukaan seuraavia tietoja.

Perustiedot

1. Henkilötiedot:
• etu- ja sukunimet, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kieli, kansalaisuus, ammatti, koulutus, tulotiedot, työsuhdetiedot, aikaisemmat henkilötiedot, asumismuoto, tieto kotona asuvien lasten syntymävuosista.

2. Yritystiedot:
• Työnantajayrityksen nimi ja y-tunnus
• Asema työpaikalla
• Tehtäväalue yrityksessä
• Yrityksen toimiala
• Yrityksen osoitetiedot
• Puhelinnumero tai matkapuhelinnumero työhön
• Työsähköpostiosoite

Muut tiedot
• väestötietojärjestelmästä saadut kielto- ja päivitystiedot.
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
• tieto asiakastalouteen kohdistetuista eduista, tieto muusta asiakassuhteen hoitamiseen liittyvästä yhteydenpidosta.

Ostotiedot ja tiedot palveluiden käytöstä:
• ostopäivä, kellonaika, ostopaikka, ostosten loppusumma, maksutapa
• tuotetasoisia asiakkaaseen liitettyjä ostotietoja, mikäli asiakas on ottanut käyttöönsä palveluita, joiden tuottamiseen tietoja tarvitaan (esimerkiksi tapahtuneet vahingot).
• muuhun asiakkuuteen perustuvat ostot ja tilatut palvelut (mm. verkkopalveluissa, myyjän luona asiointi, uutiskirjeiden tilaus)
• asiakaspalautteet käytetyn palvelun jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet:
Tietoja saadaan asiakkaan tekemästä ostoksesta eri kanavissa sekä palvelun käytön aikana asiakasjärjestelmään liittyvistä ilmoituksista. Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja saadaan myös yhteistyökumppaneilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen (mm. vakuutusyhtiöt).

Aon Finland Oy kerää automaattisesti tietoa vierailtaessa kotisivuillamme ja luettaessa muita digitaalisia viestejämme (mukaan lukien mutta ei rajoittuen uutiskirjeet, sosiaalinen media, sovellukset). Tietoja voidaan kerätä palvelimella (IP osoitteet), evästeillä ”cookies” sekä web beaconeilla.

Tietoja voidaan kerätä myös eri sosiaalisen median lähteistä tai kotisivuillemme integroitujen sosiaalisen median elementtien kautta. Ollessasi meihin yhteydessä sosiaalisen median kautta, voimme kerätä tietoja sosiaalisen median tililtäsi (esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite, kuva, sukupuoli, syntymäpäivä, kaupunki, tekemäsi julkaisut/jaot)

7. Tietojen luovutus:
Asiakasrekisteritietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:
- Aon Finland Oy voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa
- Asiakassuhteen hoitamiseen oleellisesti liittyville tahoille, kuten mutta ei rajoittuen vahinkopalvelukumppani, vakuutusyhtiö.
- Kolmannen osapuolen myynti- ja markkinointiyritykset, jotka tekevät töitä asiakasrekisterin omistajalle, käyttäen tietoja ylläpitäjän liiketoiminnan kehittämiseen, asiakaspalautteiden keräämiseen sekä suoramarkkinointiin.

8. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle:
Tietoja voidaan luovuttaa EU:n ulkopuolisille viranomaisille, joissa käytetään asiakasrekisterin omistajan palveluita.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet:

Manuaalisesti tallennetut tiedot:
Rekisteröitäviä tietoja saadaan asiakkailta itseltään ja hänen valtuuttamiltaan tahoilta. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kaupparekisteristä, luottotietorekistereistä, yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

Sähköisesti tallennetut tiedot:
Määrätyillä Aon Finland Oy:n ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa Aon Finland Oy:n ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.

10. Tarkastus- ja kielto-oikeus:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys Aon Finland Oy:n suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys Aon Finlandiin.